Tietosuojaseloste, yritysasiakasrekisteri

1.         Rekisterinpitäjä

Biohit Oyj, Y-tunnus 0703582-0, Laippatie 1, oo880 Helsinki, puh. 09 773 861

2.         Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Semi Korpela, Laippatie 1, oo880 Helsinki, puh. 09 773 861

3.         Rekisterin nimi

Biohitin yritysasiakasrekisteri.

4.         Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

5.         Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yritysasiakasrekisterissä ylläpidetään Biohitin olemassa olevien ja mahdollisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja. Yrityksellä tarkoitetaan tässä myös yhteisöjä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu
  • Asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut asiakkuuden hoitoon ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
  • Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
  • Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
  • Koulutukseen

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille.

6.         Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavia tietoja:

  • Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, sukupuoli, titteli, asema ja yhteystiedot yrityksessä
  • Postituslistat (esim. asiakaslehdet, uutiskirjeet)
  • Palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja
  • Muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja

7.         Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan tai kunnes tiedot on pyydetty poistamaan henkilön oikeuksien mukaisesti.

8.         Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • Kumppanuusyritykseltä ja yhteyshenkilöltä
  • Ulkopuoliset palveluntuottajat, kuten hakemistopalveluyritykset ja julkiset rekisterit
  • Muut asianmukaiset lähteet

9.         Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta Biohitin tai Biohitin lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan.

10.      Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta lähtökohtaiesti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta.

11.      Rekisterin suojauksen periaatteet

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai ammatinharjoittajan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

12.      Profilointi

Osana rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Biohit voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.

13.      Rekisteröidyn oikeudet

13.1    Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus päästä tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Biohitin rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tehdään rekisterinpitäjälle henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa toteutettuna.

13.2    Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Mikäli rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään – kohta 2. Kirjallisesti tulee esittää asiakkaan yksilöintiin tarvittavat tiedot.

13.3    Kielto-oikeus

Rekisteröity voi kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Biohit voi kuitenkin kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Henkilö voi antaa suostumukset suoramarkkinointiin kanavakohtaisesti. Toisaalta hänellä on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa, markkinatutkimuskyselyt sekä tietojensa hyödyntäminen markkinointitarkoituksissa.

13.4.   Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

13.5.   Oikeus tulla tiedotetuksi

Mikäli henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus joka todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, ilmoitetaan siitä myös rekisteröidylle.

14.      Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15.      Rekisteröidyn muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.